四川省科技公益发展基金会

四川省科技公益发展基金会采购管理制度

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发表时间:2024-01-31 12:08


四川省科技公益发展基金会采购管理制度


一、总则

为了规范基金会采购业务流程,防范采购业务风险,控制采购支出,保证基金会正常项目活动运行,降低采购成本和付款风险,特制定本制度。

物资采购具体内容

  1. (一)本制度所指采购物料具体指:

1.日常办公用品:笔、打印纸、笔记本等;

2.办公设备:电脑、打印机、碎纸机、投影仪等;

3.办公家具:桌椅、书柜、保险柜等;

4.捐赠物品:棉被、教材、文具、服装、食品等;

5.救援设备:工兵铲、户外炉具、帐篷、应急灯等。

(二)本制度所需采购支出具体指:

1.设备支出;

2.项目筹备支出;

3.救援队装备支出。

采购业务原则和管理

(一)采购业务原则

1.基金会所有采购业务均由采购中心人员负责;

2.供应商的选择应遵循三家报价的原则,如为单一供应商或独家供应商,采购部门必须加以说明或解释;

3.合同管理原则,需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同;

4.为了节约采购成本和提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供应商并签定年度供应协议,减少紧急采购。

(二)采购业务权限管理

1.基金会采购中心是负责物资采购的管理部门;

2.在保障服务和节约成本的前提下,价值一百元以下的物品经基金会使用部门负责人批准后由基金会采购员于当地采购;

3.基金会各部门协助采购并监督和审查各采购活动。

采购流程及标准

(一)物资采购流程

(二)物资采购标准

1.基金会各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请,物品请购需填写“物品采购申请单”;

2.使用部门应尽量提前提出采购申请,给予采购部门足够的采购时间,采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务;

3.预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对,并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程,预算外需提交情况说明;

4.使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部;

5.采购部门应对所需物品选择至少三家供应商,对采购物品询价对比,提交秘书处审批,确定供应商后签订采购合同。

6.采购部门接到请购单后,应对采购申请进行严格审核,确定采购的品种、规格和数量,遵循定点采购原则,无定点采购的物品遵循“三方比价”原则选择供应商进行采购;

7.采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容;

8.不能在请购部门约定时间内到达的,采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况,每天定时检查未完成请购单。

9.采购物资出现质量问题或需要维护时,采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。

10.采购货物到达后,仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对,根据验收结果填写外购入库单,除一份自留以外,其余传递到采购部、财务部,以分别登记相关台账,在验收时,如出现与采购申请不符的,应如实做出相应记录,并填写书面报告报采购部门,及时补充或更换。

11.仓库管理员需当场与相关人员交接和验收,并记录相应的验收记录,需要专业部门进行验收的,入库单上需要有专业人员的验收签字。


附则

12.本制度由四川省科技公益发展基金会理事会负责解释。

13.本制度经第三届理事会第十一次会议审议通过。


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